Organizator turystyki młodzieżowej
Aby obóz czy kolonie odbyły się zgodnie z prawem, muszą spełniać szereg kryteriów. Organizatorzy powinni się z nimi liczyć i bezwzględnie ich przestrzegać. Stanowi to gwarancje bezpieczeństwa uczestników obozów i kolonii.
Każdy organizator obozu powinien posiadać aktualną licencję organizatora turystyki i obowiązkowe ubezpieczenie turystyczne wydawane przez Urząd Wojewódzki. Aby zdobyć taką licencję musi on spełnić szereg wymogów. Zapewnić uczestnikom odpowiednie standardy bezpieczeństwa. Czego gwarantem ma być m.in. sprawdzona kadra wychowawców kolonijnych i obozowych. Wraz z wnioskiem o udzielenie licencji organizator dołącza dokumenty wychowawców, świadczące o ich kwalifikacjach.
Organizator przedstawia szereg dokumentów, które są weryfikowane przez odpowiednie osoby. Po dokładnej analizie wydawana jest licencja. Proces jest dosyć skomplikowany i czasochłonny, ale fakt jej posiadania świadczy o profesjonalizmie i kwalifikacjach organizatora. Brak tego dokumentu stanowi bezpośrednie zagrożenie dla uczestników obozów i kolonii.
Baza Kuratorium Oświaty, czyli sprawdzone obozy
Ponadto każdy organizator obozów powinien zarejestrować się w Kuratorium Oświaty. Informację tę bez problemu można znaleźć na stronie internetowej poszczególnych Kuratoriów Oświaty (np. www.kuratorium.wroclaw.pl – jeśli organizator pochodzi z województwa dolnośląskiego) oraz Ministerstwa Edukacji Narodowej (http://wypoczynek.men.gov.pl/). Należy jednak pamiętać, że zgodnie z prawem organizator ma obowiązek zarejestrować się w bazie Kuratorium dopiero na trzy tygodnie przed rozpoczęciem turnusu. Dlatego z reguły wcześniej takie zgłoszenie nie będzie widoczne.
Dostęp do wszystkich informacji
Organizator turystyki zgodnie z obowiązującymi przepisami zobowiązany jest do udzielenia wszelkich niezbędnych informacji dotyczących wyjazdu. Oferta obozów i kolonii musi być przedstawiona w sposób szczegółowy i przejrzysty. Informacje powinny zawierać m.in.: cenę imprezy turystycznej, miejsce pobytu lub trasę imprezy, rodzaj, klasę, kategorię lub charakterystykę środka transportu, położenie, rodzaj i kategorię obiektu zakwaterowania, ilość i rodzaj posiłków, program turystyczny, kwotę lub procentowy udział zaliczki w cenie obozu oraz termin zapłaty całej ceny, podstawy prawne umowy i konsekwencje prawne wynikające z umowy, ogólne informacje o obowiązujących przepisach paszportowych i wizowych oraz o przeciwwskazaniach zdrowotnych do udziału w imprezie turystycznej.
Dobry organizator powinien sam udzielić osobom zainteresowanym informacji o dokumentach uprawniających go do organizowania obozów i kolonii oraz stronach na których można sprawdzić informacje na jego temat.