Tylko firmy spełniające szereg wymagań formalnych mogą organizować kolonie i obozy dla dzieci i młodzieży.
Ich działania muszą być jawne i poparte odpowiednimi dokumentami, za którymi idą całe lata doświadczeń i umiejętności organizacyjnych. Obowiązkiem organizatora jest spełnienie szeregu wymagań, a obowiązkiem rodzica jest sprawdzenie czy posiada on niezbędne dokumenty. Tylko wtedy mogą mieć pewność, że wypoczynek będzie spełniał wszystkie standardy bezpieczeństwa.
Procedury jakie musi spełnić organizator są dosyć skomplikowane i czasochłonne, ale fakt, że organizator spełnia kryteria formalne świadczy o jego profesjonalizmie.
Licencja organizatora turystyki
Każdy kto chce organizować kolonie i obozy musi posiadać licencję organizatora turystyki.
Licencja ta wydawana jest przez marszałka województwa na podstawie zgłoszenia, do którego dołącza się oryginał umowy gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej, oświadczenie o spełnieniu warunków wymaganych do wykonywania działalności gospodarczej organizatora i pośrednika turystycznego oraz dowód wniesienia opłaty skarbowej za wydanie zaświadczenia. Gwarancje bankowe stanowią zabezpieczenie finansowe na wypadek niewypłacalności organizatora turystyki/pośrednika turystycznego, zapewniają pokrycie kosztów powrotu klientów z imprezy turystycznej do miejsca wyjazdu.
Do wniosku dołącza się także dokumenty świadczące o kwalifikacjach kadry wychowawczej, która musi mieć odpowiednie wykształcenie i doświadczenie. Jeśli wniosek zostanie zatwierdzony, a organizator otrzyma licencję można być pewnym, że na kolonie i obozy pojadą sprawdzeni i wykwalifikowani opiekunowie.
Informacji na temat tego czy organizator posiada licencję organizatora turystyki można znaleźć na stronie: http://turystyka.gov.pl/ceotipt/podmioty/wyszukiwanie_p_77.html
Baza Kuratorium Oświaty oraz Ministerstwa Edukacji Narodowej
Każdy organizator wypoczynku dla dzieci i młodzieży musi być zarejestrowany w bazie Kuratorium Oświaty oraz Ministerstwa Edukacji Narodowej. Informacji na ten temat należy szukać na stronach internetowych poszczególnych Kuratoriów Oświaty (np. www.kuratorium.wroclaw.pl) oraz na stronach Ministerstwa Edukacji Narodowej (http://wypoczynek.men.gov.pl/).Zgodnie z prawem, organizator ma obowiązek zarejestrować się w bazie Kuratorium na trzy tygodnie przed rozpoczęciem turnusu. Dlatego wcześniej takie zgłoszenie może nie być widoczne.
Aby znaleźć się w rejestrze należy złożyć wniosek, do którego trzeba dołączyć szereg dokumentów. Wśród nich: wykaz kadry wychowawczej wraz z dokumentami świadczącymi o ich kwalifikacjach. Nie mogą to być przypadkowi ludzie, muszą posiadać specjalne uprawnienia. I tak wychowawcami na kolonii i obozów mogą zostać: nauczyciele, osoby posiadające zaświadczenia o ukończeniu kursu dla wychowawców kolonijnych, instruktorzy harcerscy od odpowiedniego stopnia, przewodnicy turystyki kwalifikowanej oraz instruktorzy Polskiego Towarzystwa Turystyczno-Krajoznawczego oraz trenerzy i instruktorzy sportowi. Każdy organizator zobowiązany jest przechowywać kopię dokumentów wychowawców.
Do wniosku trzeba także dołączyć dokumenty zawierające informację od Państwowej Straży Pożarnej, że obiekt, w którym ma być organizowana kolonia, spełnia wymogi dotyczące bezpieczeństwa, ochrony przeciwpożarowej i warunków higieniczno-sanitarnych. Aby wniosek został zaakceptowany - do dokumentów dołącza się również szczegółowy program kolonii/obozu.
Bezpieczeństwo naszych dzieci jest najważniejsze. Zanim zdecydujemy się na wyjazd, sprawdźmy czy organizator ma prawo do opieki nad naszymi dziećmi!